Najlepsza szafa na dokumenty. Jak ją wybrać?

Wybór odpowiedniej szafy do kancelarii czy biura uzależniony jest głównie od rodzaju dokumentów, które zamierzamy w niej przechowywać. W przypadku zwykłych materiałów drukowanych, notatek, faktur czy ofert wystarczy szafa zgodna z wymogiem RODO wyposażona w zamek na klucz. Inaczej należy postępować z poufnymi danymi, które wymagają użycia specjalistycznych mebli chroniących zawartość dokumentów. W zależności od poziomu tajności danych w nich zawartych, będą one wymagały mniejszych lub większych zabezpieczeń.

Archiwizowanie poufnych dokumentów papierowych w kancelarii to bardzo ważny proces, którego zaniedbanie może prowadzić do poważnych sankcji prawnych. Dlatego wybierając szafę na dokumenty poufne warto zwrócić uwagę na kilka ważnych aspektów:

• Konstrukcję oraz materiały, z których jest wykonana – jaka jest grubość blachy w konstrukcji i drzwiach oraz czy korpus i drzwi są wzmocnione dodatkową blachą?
• Zastosowane zabezpieczenie – system ryglujący drzwi – czy są rygle poziome i pionowe, czy tylko rygiel stały?
• Rodzaj zastosowanego zamka – zwykły kluczowy, szyfrowy mechaniczny czy elektroniczny?
• Klasę produktu – klasa A, B, C oraz S1, S2 i 0 – odpowiednie na dokument z klauzulą poufne, tajne oraz ściśle tajne.

Należy również sprawdzić, czy wybrana szafa spełnia wymagania Rozporządzenia RM z 01.06.2010 w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych, czy posiada odpowiednie certyfikaty, a także jaka jest jej funkcjonalność oraz wyposażenie – np. kąt otwierania drzwi, możliwość zamontowania dodatkowych półek czy skarbczyka.

Dodatkowe aspekty, jakie powinniśmy wziąć pod uwagę to design – możliwość wyboru frontów oraz kolorystyki produktu, a także kraj produkcji, czas realizacji oraz warunki serwisu i gwarancji. Może zdarzyć się tak, że produkty sprowadzane z zagranicy, np. Chin nie będą trzymać wymaganych standardów, czas oczekiwania na ich produkcję będzie dłuższy, może również występować problem z gwarancją czy serwisem. Dodatkowo decydując się na zakup szafy bezpośrednio od producenta istnieje możliwość pełnego dopasowania konstrukcji oraz opcji dodatkowych do oczekiwań i potrzeb.

Szafy na dokumenty dostępne na rynku występują w wielu wersjach oraz zróżnicowanej cenie. Różnią się one nie tylko designem, materiałami, z jakich są wykonane, ale także zastosowanym systemem zabezpieczeń. Wybierając najlepszy model do kancelarii czy gabinetu, powinniśmy zwrócić uwagę na wszystkie powyższe elementy, aby spełnić wymogi odnośnie bezpieczeństwa archiwizowanych danych, a także, by szafa odpowiednio prezentowała się we wnętrzu.

*********************

Szafy metalowe z serii MS od KONSMETAL stanowią idealny kompromis między najlepszą jakością a ceną. Są to najpopularniejsze rozwiązania w instytucjach publicznych, archiwach i kancelariach. Znajdują wszechstronne zastosowanie dzięki zróżnicowanym możliwościom wyposażenia – półki i dodatkowy skarbczyk. Najczęściej służą do przechowywania dokumentów niejawnych z klauzulą "poufne" oraz sprzętu komputerowego i elektronicznego. Posiadają odpowiednie certyfikaty i dostępne są w różnych klasach: A, B i C oraz S1, S2 i w wersji bezklasowej. Produkowane są we własnej fabryce w Nidzicy.

Zachęcamy wszystkich do korzystania ze zdalnych kanałów komunikacji z nami – składania zamówień przez sklep internetowy sklep.konsmetal.pl oraz za pośrednictwem dresu mailowego: sklep@konsmetal.pl oraz telefonu: +48 600 960 504.